Τα 23 σωματεία που ήταν ταμειακώς εντάξει και είχαν δικαίωμα συμμετοχής στη Γενική Συνέλευση ήταν τα εξής: Ακαδημία Νέας Κυδωνίας, ΑΕ Κυδωνίας, Αμιλλα, ΑΟ Χανιά, ΑΠ Σούδας (απουσίαζαν), Αρης Σούδας, Αστέρας Χαλέπας (απουσίαζε), Γρανίτης, Δόξα, ΕΘΚ, Ηρακλής Νεροκούρου, Ηφαιστος, Θησέας, Θύελλα Καλαθενών (απουσίαζε), Ικαρος Μουρνιών, Μινώταυρος (απουσίαζε), Νέος Κισσαμικός (απουσίαζε), Παγχανιακός/ΑΟΔΑ, Πανακρωτηριακός, Ποσειδών Τσικαλαριών, Τιτάν, Υρτακίνα.
Από αυτά τα 17 συμμετείχαν και έτσι υπήρξε απαρτία. Τα υπόλοιπα όπως είπε ο πρόεδρος της Ενωσης, Κώστας Κωνσταντινίδης, δεν τακτοποίησαν τις οφειλές τους – κάτι που θα πρέπει να κάνουν αν θέλουν να πραγματοποιήσουν μεταγραφές – και δεν απέστειλαν αποσπάσματα πρακτικού.
Η διαδικασία ξεκίνησε με τη δήλωση της Εκτελεστικής Επιτροπής ότι η τακτική Γενική Συνέλευση έχει συγκληθεί και συσταθεί σύμφωνα με το Καταστατικό της ΕΠΣ Χανίων και ακολούθησε η ανάγνωση του καταλόγου εκπροσώπων των σωματείων – μελών και ο έλεγχος της απαρτίας.
Επειτα εγκρίθηκε η ημερήσια διάταξη της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης των σωματείων μελών και πήρε τον λόγο ο πρόεδρος για την ομιλία του, αναφέροντας τα πολλά προβλήματα που έφερε σε πέρας τη σεζόν που τέλειωσε η Επιτροπή Διοργανώσεων, για τα προγράμματα των τοπικών πρωταθλημάτων, ενώ ευχαρίστησε τα σωματεία για την ομαλή διεξαγωγή των τοπικών.
Το προεδρείο στη συνέχεια όρισε τρία μέλη για τον έλεγχο των πρακτικών της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης, προτείνοντας τους Μπάμπη Πυροβολάκη, Χρήστο Ατσαλάκη και Νίκο Γιακουμάκη, χωρίς να υπάρξει κάποια αντίρρηση. Για ψηφολέκτες ορίστηκαν οι Φώντας Μαραβέλιας, Στέλιος Μιχαηλάκης και Δήμος Μπαρδάτσος.
Το επόμενο θέμα ήταν η αποβολή του ΑΟ Χανιά, που έγινε τον Σεπτέμβριο λόγω Μητρώου και επικυρώθηκε στη Γ.Σ. Ωστόσο άμεσα το σωματείο έκανε τις απαραίτητες ενέργειες και ανέκτησε την αθλητική του ιδιότητα από τη Γενική Γραμματεία, για να συνεχιστεί η διαδικασία με την επικύρωση των πρακτικών της προηγούμενης Γενικής Συνέλευσης.
Οσον αφορά τον διοικητικό απολογισμό, που είχε σταλεί ήδη στα σωματεία, από 1 Ιουνίου 2025 έως 31 Μαΐου 2026, εγκρίθηκε ομόφωνα, το ίδιο έγινε και με τον οικονομικό απολογισμό της ίδιας περιόδου, αλλά και με τον προϋπολογισμό της επόμενης σεζόν.
Η διαδικασία έκλεισε με την αναγνώριση νέων Σωματείων – Μελών της ΕΠΣ Χανίων, τα οποία ήταν ο ΑΟ Χανιά (άμεση επαναδραστηριοποίηση), το Χανιά Σίτυ, ο ΑΣ Πιράνχας (αλλαγή επωνυμίας του ΓΑΣ Χανιά), τα Ροδωπού (επαναδραστηριοποίηση) και ο Ασπάλαθος (επαναδραστηριοποίηση).
Τη Γ.Σ. παρακολούθησε ο πρόεδρος του Συνδέσμου Προπονητών, Σπύρος Αρτζουχαλτζής, όπως και εκ μέρους της ΕΔ/ΕΠΣΧ οι Γιώργος Τριανταφύλλου και Γιάννης Δοκιμάκης, τους οποίους ευχαρίστησε ο Κώστας Κωνσταντινίδης.
